Jukka-Pekka Palo

Jukka-Pekka Palo

21 tammikuuta 2021

Etäveteraanin viisi vinkkiä sujuviin kokouksiin

Koronan myötä etäkokoukset ovat tulleet tutuiksi lähes kaikille ja faktahan on, että tästä linkistä aukeava sarjakuva kiteyttää useimpien kokemukset. 

Moni on istunut luurit päässä paljon enemmän mutta sen verran tiimaa on minullakin, että kehtaan sanoa olevani etätyön veteraani. Hoidin aiemmassa työssäni viime vuosikymmenellä projekteja, joissa asiakas oli toisessa päässä Suomea (tai jopa toisella puolen maailmaa) ja sain silti parhaimmillaankin vain Finnair Plus Silver -kantiskortin. Erään australialaisen asiakkaan kanssa tein seitsemän vuotta yhteistyötä, mutta en tavannut häntä koskaan kasvotusten. Viitisen vuotta sitten vedin projektin, jossa tiimi oli hajautunut Suomen lisäksi Australiaan, Hollantiin, Sveitsiin, sekä Urugayhin - tapasin projektin aikana yhden tiimiläisen livenä ja loppuja näin ainoastaan Skypessä. 

Tällä taustoituksella on varmasti helppo uskoa, että nykyinen etätyöbuumi ei tuonut hirveästi uutta omiin työtapoihini. Asiasta keskustellessani kuulen kuitenkin usein, että monella vähemmän etäkokeneella on ajoittain monenlaista pientä epämukavuutta etäkokouksien kanssa. Kollektiivisen hyvinvoinnin lisäämiseksi kirjoitinkin juuri sinulle viisi helppoa vinkkiä, joilla etäkokoukset sujuvat jatkossa mukavammin. 

 

1. Kalenteri helpottaa elämää

Liittymisohjeet etäkokoukseen on kätevintä lähettää kalenterikutsuna, jonka vastaanottaja voi kuitata hyväksytyksi ja tallentaa omaan kalenteriinsa, josta se muistuttaa liittymään kokoukseen sovittuna aikana. Liittyminen onnistuu myös pelkällä linkillä, mutta se hukkuu helposti sähköpostiin. Kutsun lähettäjä arvostaa varmasti, jos kuittaat kutsuviestistä “Osallistun” -painikkeella, että viesti on tullut perille ja aika sopii sinulle. Esimerkiksi viikoittain toistuvissa kokouksissa kannattaa hyödyntää kalenterin Toistuminen-toimintoa, jolloin joka kerta ei tarvita uutta tapahtumaa ja linkkiä.

 

2. Hyvät laitteet eivät maksa maltaita

Tärkein väline etäkokouksissa on kelvollinen headset, eli kuulokkeet ja suun eteen tuleva mikrofoni. Hifistellä voi rajattomasti mutta satunnaiseen käyttöön soveltuvan headsetin saa lähimmästä elektroniikkaliikkeestä alle 20 eurolla (sis. alv). Halvinkin headset parantaa etenkin kokouskumppaneidesi kokemusta aivan radikaalisti - läppärin oma mikrofoni kun kerää yleensä paremmin taustamelun ja tuulettimen huminan kuin puhujan äänen. Jos samalta päätteeltä osallistuu säännöllisesti useampi henkilö, laadukas kaiutinmikrofoni maksaa takuuvarmasti itsensä takaisin sekaannusten ja mitä-huutelun vähentyessä.

 

3. Varaa aikaa myös etäkokousmatkaan

Noin puolet etäkokousten osallistujista on ainakin pari minuuttia myöhässä, mutta oikeisiin kokouksiin tullaan lähes poikkeuksetta ajoissa. Väittäisin, että tämä johtuu kokousmatkaharhasta - kun etäkokoukseen ei tarvitse matkustaa, osa ihmisistä ei varaa aikaa kokoukseen siirtymiselle vaan aloittaa prosessin vasta klo 14:00:00 kun kokous on sovittu alkavaksi. Sitten linkki on hukassa, kone asentaa päivityksiä, ääni ei kuulu… ja muut odottavat. Kokouksen odotustilaan voi liittyä hyvissä ajoin ennen alkamisaikaa, jolloin voit rauhassa varmistaa että tekniikka pelaa - alkua odotellessa voi sitten touhuta muita hommia, tai vaikka ryystää kahvia toisten ajoissa saapuneiden kanssa.

 

4. Kuva on kiva, muttei pakollinen

Webbikameran käyttö parantaa vuorovaikutusta ja luo henkilökohtaisemman tunnelman, mutta se ei ole pakollista. Jos osallistujia on paljon ja/tai osalla porukasta on huono verkkoyhteys, kannattaa videokuva laittaa pois päältä jolloin kaista riittää paremmin puheelle. Tässä asiassa suutari ja lapset kulkevat paljain jaloin - en ole useista lupauksistani huolimatta vieläkään hankkinut webbikameraa työpisteelleni kotiin… ehkä nyt vihdoin korjaan asian kun tunnustin sen näin julkisesti.

 

5. Jakaminen on välittämistä

Aika monesti on tarpeen jakaa jokin dokumentti, esitys, verkkosivu, tms. kokouksessa muiden nähtäville. Jakaessa kannattaa välittää omasta tietosuojasta - kokouskumppanisi ei ole todennäköisin pahantekijä vaikka näkeekin jotain ylimääräistä, mutta onhan se vähän kiusallista nähdä esim. esittäjän henkilökohtaisia viestejä jaetun näytön kautta. Yleensä kannattaa jakaa koko näytön sijaan vain se sovellus, jossa tarvittava sisältö näkyy. Osa etäkokouspalveluista tosin mahdollistaa vain koko ruudun jakamisen, jolloin kannattaakin siivota työpöytä ylimääräisistä ikkunoista ennen palaveria.

Toivottavasti näistä on sinulle apua ja toivon myös, että seuraavassa etäkokouksessasi on pehmeää palaveripullaa ja hyvää kahvia. Jos jokin oleellinen vinkki jäi puuttumaan, niin kerropa siitä sähköpostitse ja voin täydentää tätä postausta tulevien sukupolvien riemuksi.

 

Lisätietoja

Jukka-Pekka Palo
projektipäällikkö
jp@sohova.fi

 

Tagipilvi

Kommentit

Kukaan ei ole vielä kommentoinut tätä sivua.

Lähetä kommenttisi